Bjørn Erik Fjeldstad
05. des 2022 | 5 min read
Det skal være enkelt å følge lovpålagte krav og regler.
Ved å velge riktig kvalitetssystemleverandør, kan du føle deg trygg på at systemet har det du trenger for å ivareta kravene til din bransje. Det er også viktig at systemet hjelper deg å følge opp dette på en enkel måte.
Et godt kvalitetssystem dokumenterer lovpålagte krav
Du som jobber med prosjekter i bygg- og anleggsbranjen vet at det kan være vanskelig å følge opp med riktig dokumentasjon av alt fra rutiner til sjekklister og varsling. I et prosjekt er det hundre baller i lufta samtidig, og mange mennesker skal samarbeide med de forskjellige oppgavene i prosjektet.
Et kvalitetssystem bidrar til at du kan følge alle kravene til byggeplassen som er satt i internkontrollforskriften, saksbehandlingsforskriften og byggherreforskriften.
Les også: Hvordan kan et kvalitetssystem hjelpe meg å holde kontroll på små og store prosjekter?
Tilgang til rådgivning og hjelp
Det kan være vanskelig å få oversikt over alle lover og regler som gjelder for akkurat din bransje, og da er tilgang til fagkonsulenter med denne kompetansen en uvurderlig hjelp.
Dette vil kunne sikre deg at lovpålagte krav dokumenteres på riktig måte i kvalitetssystemet ditt.
Fagkonsulentene skal både kunne systemet og hjelpe deg å tilpasse systemfunksjonene til dine arbeidsprosesser. På den måten er du sikret at rutinene dine og måtene du jobber på blir ivaretatt.
Skriftlig beskrivelse av hvordan du ivaretar dokumentstyringen er et krav og innebærer blant annet avvikshåndtering, styringsprosedyrer, sjekklister opp mot tekniske forskrifter og standarder..
Et kvalitetssystem lar deg enkelt følge opp dette skriftlige kravet for dokumentstyring. Med et malverk som enkelt kan tilpasses prosessene dine, blir det enkelt å opprette nye prosjekter. Ved bruk av sjekklistervarslingsfunksjoner, får du god oversikt på interne rutiner, med trygghet på at alle som er involvert i hvert prosjekt forholder seg til de samme standardene. Dette vil også bidra til å strømlinjeforme arbeidsrutinene dine slik at alt dokumenteres likt i ethvert prosjekt.
Et kvalitetssystem bør også gi de ansatte tilgang på den kunnskapen de trenger for å skape en god HMS kultur. Med et lett tilgjengelig bibliotek vil alle ha tilgang på gjeldende lovverk og bedriftens HMS prosedyrer.
I denne artikkelen kan du lese om hvordan Kvalitetskontroll holder deg oppdatert på lovpålagte krav
Det skal være enkelt
Et kvalitetssystem skal kunne fungere like bra fra kontorpulten som fra en app når du er på farten. Da sparer du deg ideelt sett for timevis med arbeid i å følge opp bedriftens prosesser og rutiner.
Når systemet er satt opp riktig, med malverk og sjekklister for hvert enkelt prosjekt, kan alt legges i det samme verktøyet. Det gjelder både timeføring, dokumentasjon av avvik eller tegninger og oversikt over prosjektet. Dette sikrer at flyten av informasjon mellom byggeplassen og kontoret går sømløst; alt finnes på samme sted.
Hent ut rapportene du trenger ved tilsyn eller reklamasjon
Tilsyn fra arbeidstilsynet, kommunen eller Direktoratet for byggkvalitet er en lite tidkrevende affære hvis du har sørget for å dokumentere lovpålagte krav riktig og i samme system – du vil ha sikret deg at all informasjon er samlet på ett sted, at alle prosessene dine er dokumentert, og du vil kunne gi tilsynsmyndighetene akkurat de rapportene de ønsker seg med noen få tastetrykk.
Får du en reklamasjon fra en kunde, vil kvalitetssystemet gi deg mulighet for å dokumentere hva som er gjort og hvordan, slik at du kan imøtegå reklamasjonen på en måte som er god for både deg og kunden.
Gratis e-bok: 6 steg for å være godt forberedt på tilsyn
Oppsummering
Det skal være enkelt å dokumentere og rapportere bygg- og anleggsprosjekter i henhold til lovpålagte krav. Med et kvalitetssystem kan du være trygg på lovpålagte krav er dokumentert og at du enkelt kan rapportere hvis du får tilsyn.
