Hvordan kan et kvalitetssystem hjelpe meg å holde kontroll på små og store prosjekter?

Synes du det er vanskelig å sørge for at alle lovpålagte krav i internkontrollforskriften, saksbehandlingsforskriften og byggherreforskriften er fulgt? 

Føler du deg usikker på at nødvendige prosedyrer er godt nok dokumentert  hvis det kommer tilsyn?

Vi vet at dette kan være stressende, og derfor kommer vi med tips til hvordan et kvalitetssystem kan hjelpe deg i små eller store prosjekter!

Har du kontroll?

Å holde kontroll på alle delene av et byggeprosjekt er ingen enkel oppgave. Det er mange lovpålagte krav som skal følges, enten du driver et enkeltpersonforetak eller om du jobber i en bedrift med flere hundre ansatte. 

For å styre et prosjekt må man ha oversikt over hva som er gjort, samt når og hvordan. Det kreves at nødvendige prosedyrer er på plass, og at prosedyreendringer kan dokumenteres. Avvik som oppstår, skal kunne behandles systematisk og fortløpende, og i prosjekter hvor faggrupper samarbeider på tvers, må du ha kontroll over eventuelle ulikheter i arbeidspraksis.

Jobber du i en liten bedrift med små prosjekter, er tiden du har til rådighet for kontorarbeid og dokumentasjon begrenset. Når størrelsen på et prosjekt øker, er flere personer og faggrupper involvert, og det er fort gjort at informasjon i prosjektet går tapt. 

Uansett utfordring og størrelse på et prosjekt, vil et kvalitetssystem kunne bidra til bedre kontroll på en tidsbesparende måte.

Ler mer om hvilke funksjoner et kvalitetssystem bør inneholde

Kontroll i små prosjekter - tilpasset malverk er nøkkelen

Selv om prosjektet er lite eller mellomstort, stilles det samme krav til deg om å følge forskrifter og regler som til større bedrifter. Derfor er tiden du har til rådighet for KS og HMS veldig begrenset. 

Et kvalitetssystem som ivaretar alle lovpålagte krav og som i tillegg er super enkelt å bruke, vil kunne gjøre prosjekthverdagen enklere og mer oversiktlig. 

Kvalitetssystemet du velger å bruke bør inneholde et malverk som er tilpasset måtene bedriften din jobber på. Ved å ha mulighet for å velge prosjektmal, kan du enkelt sette opp et nytt prosjekt med sjekklister, avvikshåndtering, prosedyrer, filer, kundeinformasjon og adresser, og gå i gang med prosjektet umiddelbart. 

De forskjellige funksjonene i kvalitetssystemet bør være enkle å håndtere, slik at de som jobber i prosjektet kan dokumentere det som foregår når det skjer, der det skjer.

En mobilapp med brukervennlig design gjør at brukerne lettere vil ta systemet i bruk slik at dokumentasjonen skjer umiddelbart, gjerne ved hjelp av bilder og tekst. 

Et kvalitetssystem må også la deg registrere timer og ordre; særlig endringsordre er viktig når kunden ombestemmer seg eller kommer med tilleggsoppdrag. Ideelt sett fanger systemet du velger også opp de økonomiske endringene dette innebærer. 

Kontroll i store prosjekter - sjekklister og tilgangsstyring

Store prosjekter innebærer at mange mennesker jobber i prosjektet over lang tid, og alt som gjelder for kontroll i små prosjekter gjelder også her. I tillegg er tilgangsstyring og sjekklister helt essensielle funksjoner som lar deg ha full kontroll i prosjektet. 

Med et kvalitetssystem som har tilgangsstyring blir det mulig å styre hvem i prosjektet som ser hva, og hvilke funksjoner i kvalitetssystemet den enkelte har tilgang til. 

Det gjelder alt fra prosedyrer – hvilke prosedyrer er viktige å ha innsikt i for hvem, til det å kunne se avvik – om den enkelte har tilgang til alle avvik, eller kun se egenrapporterte? 

Tilgangsstyring gjør det mulig å invitere inn alt fra kunden til kommunen eller underentreprenører, og sikrer at den enkelte kun ser det du tillater dem.

I tillegg er sjekklister en funksjonalitet som kan spare mye tid og som sørger for strømlinjeformede prosesser. Å sette opp sjekklister kan ofte være en tidkrevende prosess som innebærer en del manuelt arbeid, men det finnes kvalitetssystemer som lar deg sette opp alle sjekklistene du trenger på bare noen minutter.

Les også: Hvordan jobbe smart med sjekklister i store prosjekter?

Rapportering i etterkant av et prosjekt

Et system for kvalitetssikring skal kunne gi deg muligheter for å trekke ut de dataene du trenger til ulike typer rapporter. Dette gjelder alt fra å kunne rapportere på avvikshåndtering i prosjektet til å kunne dokumentere for kunden hva som er gjort i tilfelle reklamasjon. Ideelt sett gir rapportene også en visuell oversikt. 

En slik funksjonalitet er gull verdt i en tilsynssituasjon, og hos enkelte kvalitetssystemleverandører vil du få hjelp av konsulenter til  å hente ut den nødvendige informasjonen du trenger ved tilsyn. 

Med riktig kvalitetssystem på plass vil du ha full kontroll på små og store prosjekter, og du slipper å bekymre deg for om lovpålagte krav er fulgt - det går av seg selv og blir raskt en del av måten du og kollegaene dine jobber på.