Bjørn Erik Fjeldstad
23. des 2022 | 7 min read
Tilsynssaker i byggebransjen kan komme som lyn fra klar himmel og det er ikke alltid lett å vite hvor du kan få hjelp. Hos Kvalitetskontroll har fagkonsulentene våre kompetansen til å stille med rådgivning eller bistand gjennom hele ti tilsynssaken. hvis kvalitetssystemet ditt er satt opp riktig og du og de ansatte bruker det aktivt, kan du føle deg ganske trygg under et tilsyn.
Tilsyn gjøres ofte ved stikkprøver
Et tilsyn kan bli utført i form av stikkprøver som kommunene er pålagt å utføre tilfeldig. Det holder ikke å krysse fingre og tær og håpe på at det ikke skjer. Feil i en byggesøknad, eller en nabo som melder inn avvik eller sender en bekymringsmelding kan også være utløsende faktorer for tilsynet.
Varsel om tilsyn kan føles overveldende
Når du står der med varselet om tilsyn i hånda, kan det føles overveldende og truende Det kan til og med virke uoverskuelig å ta inn over seg hva det egentlig er du skal levere. Men har du stålkontroll på prosessene i bedriften din er det sjeldent noe problem. Det vil allikevel ta deg litt tid å samle sammen all dokumentasjonen som kreves - spesielt hvis du er en av de som fortsatt holder på med manuell dokumentasjon og sjekklister på papir. Det er fort gjort å mangle noe av det du får krav om å dokumentere, enten det handler om HMS eller oppfølging av avvik. Derfor anbefaler vi deg å benytte et digitalt kvalitetssystem som hjelper deg å ha kontroll og oversikt på bedriftens dokumenter.
Gratis e-bok: 6 steg for å være godt forberedt på tilsyn
Hensikten med tilsyn er om du følger lovpålagte krav
Hensikten med tilsynet er å undersøke om du følger de lovpålagte kravene som gjelder for bygg- og anleggsbransjen.
Den enkelte bedriften må selv sørge for å legge rammeverket for kvalitetssikring, og du må ha satt deg inn i, og følge regelverket som er relevant for din virksomhet; de lovpålagte kravene som dekker dine måter å jobbe på. Her vil det være store variasjoner fra bedrift til bedrift i forhold til hvilke prosedyrer og prosesser som er relevante.
Det som er felles, er at kravene skal være skriftlig nedfelt i prosedyrer som du også skal kunne dokumentere at du og de ansatte etterlever.
Ved tilsyn må du kunne vise frem prosedyrene dine, samt vise til at prosedyrene blir fulgt. I en typisk tilsynssak vil du kunne bli bedt om ting som “Send over fire avvik, send over fem sjekklister, send over prosedyrer”. Regler for hva et avvik er, når det skal registreres og hvordan det skal utbedres skal også være dokumentert.
Oppsett av et kvalitetssystem
Når du som kunde onboardes i Kvalitetskontroll, hjelper en dedikert konsulent deg med å sette opp systemet slik at minimumskravene for akkurat din bedrift er ivaretatt – HMS prosedyrer kommer på plass, styringsprosedyrer er på plass, rammeverket er lagt og ansvarsområdene fordelt. Du får med andre ord hjelp til å legge rammeverket og å få satt opp alt som er relevant i forhold til din virksomhet, dine lovpålagte krav og din måte å jobbe på.
Les også: Hvordan holder Kvalitetskontroll deg oppdatert med lovpålagte krav?
En sjekkliste med OK dokumenterer ingenting
Kvalitetskontroll gir kvalitet i sjekklistene dine ved hjelp av bildedokumentasjon som er bundet til stedet arbeidet skjer. Hvis tilsyn kommer eller hvis kunden er misfornøyd, kan du med Kvalitetskontroll for eksempel vise at “da vi gikk fra stedet så det sånn ut” med bildedokumentasjon. Dette kan være av typen “vis vater ved fall til sluk” eller “ta bilde av fuging av toalett”.
Produksjonsunderlag kan også legges inn i systemet som en del av prosessene - det kan være dokumentasjon på f.eks intallasjon av toalett - monteringsanvisning - som kan legges ved. Da får du premium innhold med nøyaktig informasjon om hva som er gjort og hvilken informasjon som ligger til grunn for arbeidet.
Support fra fagkonsulenter og hjelp ved tilsyn
De fleste konsulentene våre har vært med oss i 8-10 år. Vi kan de lovpålagte kravene og vet hva kommunene og direktoratene spør etter i tilsyn. I tillegg er det tilsyn vi bruker som rettesnor når vi videreutvikler systemet vårt, for det er her vi får tilbakemelding på hvor god jobben vi har gjort for deg, er.
Våre kunder sender oss ofte bare tilsynsbrevet de har fått, og som regel kan konsulentene svare på tilsynet alene. I vanskelige saker har vi et fagforum hvor vi diskuterer beste løsning på saken og hvordan tilsynet skal håndteres.
På årlig basis har vi større revisjoner av hver enkelt kundes system og undersøker systematisk hvordan vi kan gjøre det lettere for deg som kunde og hvilket forbedringspotensiale du har.
Kvalitetskontroll kan hjelpe deg i tilsynssaker
Har du Kvalitetskontroll sitt system får du hjelp av fagkonsulenter til å sette opp systemet, bruke og optimalisere det, slik at tilsyn blir en enkel sak som tar minimalt med tid. Med vårt system kan du føle deg trygg på at alle lovpålagte krav for din bransje er dekket, og at dine ansatte har det verktøyet de trenger for å følge opp og dokumentere prosesser og avvik.
- Hos oss få du rask hjelp via telefon og chat som har gjennomsnittlig svartid på 20 sekunder!
I tillegg til systemet, jobber vi alltid med å holde oss oppdatert i lover og forskrifter. Jeg og mine kollegaer får ofte henvendelser om rådgivning og spørsmål i forhold til tilsynssaker -
- Leon Parker / Support og workshop-ansvarlig.
